Friday, May 11, 2007

MANAJEMEN TI

ASPEK-ASPEK INTERNAL MANAJEMEN YANG HARUS DIPERHATIKAN

DALAM PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI (TI) DI PERUSAHAAN

Perkembangan pasar yang bergerak menjadi sangat kompetitif dan persaingan bisnis yang semakin kompleks dan ketat telah menghadirkan tantangan baru bagi perusahaan. Kecepatan menjadi masalah yang patut diperhatikan yaitu bagaimana cara perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan dan mengevaluasi informasi dengan segera, dan untuk kemudian menggunakan informasi tersebut untuk merespon setiap kejadian dan masalah secara cepat dan tepat pula. Karena itu kecepatan menjadi faktor penting dalam menumbuhkan nilai kompetitif suatu perusahaan atau organisasi. (salnatera.indon) Untuk mengatasi masalah tersebut, para pemimpin perusahaan sangat membutuhkan suatu solusi yang dapat membantu mereka untuk melihat gambaran bisnis mereka secara menyeluruh (komprehensif) dan real-time, dalam arti apa yang mereka lihat saat itu di laporan adalah benar-benar menggambarkan kondisi perusahaan sebenarnya saat itu juga, bukan 1 minggu yang lalu, 1 hari yang lalu, atau bahkan 1 jam yang lalu. Untuk itu peranan teknologi di sini menjadi sangat vital. Perusahaan dapat mengandalkan teknologi yang tepat untuk membantu mereka dalam meningkatkan efisiensi, mempertajam daya respons, dan pada akhirnya adalah mampu menghasilkan nilai kompetitif bagi perusahaan.

Pada beberapa tahun terakhir telah banyak perusahaan yang memanfaatkan solusi dengan teknologi informasi (TI) untuk mengoptimasi proses bisnis yang dimilikinya, dan hampir semua perusahaan menyadari besarnya peranan teknologi informasi dalam format bisnis yang dijalani. Berbagai macam proyek teknologi informasi mulai dari otomatisasi administrasi kantor (back office) untuk meningkatkan efisiensi sampai dengan pengembangan sistem front office yang bersifat strategis dikembangkan secara simultan dalam portfolio manajemen

Proses perencanaan dan pengembangan suatu sistem informasi dimulai dengan menganalisa kebutuhan bisnis atau manajemen perusahaan (Business Requirements Analysis) dengan tujuan untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang sesuai dengan perusahaan yang bersangkutan. Hal ini perlu diperhatikan mengingat bahwa teknologi informasi memiliki peranan yang unik untuk masing-masing perusahaan. Untuk retail banking misalnya, peranan teknologi informasi yang dikembangkan biasanya bertujuan untuk menjaring pelanggan sebanyakbanyaknya, atau lebih ditekankan pada fungsi-fungsi front office; sementara bagi corporate banking, mungkin peranan teknologi informasi hanya didominasi pada proses otomatisasi fungsi-fungsi back office.

Dengan kata lain, hasil dari tahap ini adalah suatu pengertian mengenai posisi teknologi informasi yang paling tepat (appropriate) bagi perusahaan yang bersangkutan. Ini akan menjadi dasar utama pemikiran untuk pengembangan sistem informasi selanjutnya, terutama dalam hal penentuan besarnya investasi yang layak untuk dianggarkan. Tujuan kedua dari tahap ini adalah untuk mendefinisikan secara rinci jenis-jenis informasi baik yang secara taktis maupun strategis dibutuhkan oleh manajemen perusahaan untuk pengembangan bisnisnya.

TEKNOLOGI informasi (TI) secara potensial merupakan suatu strategi, seperti apa yang telah dikatakan oleh Michael Porter,”a leading scholar of competitive strategy, asserts that the power of technology as competitive variables lies in its ability to alter competition through changing industry structure”. Pernyataan Porter ini mengandung arti bahwa kekuatan teKnologi merupakan suatu gambaran dari startegi kompetitif perusahaan yang artinya adalah dapat disebut sebagai salah satu variabel kompetitif yang dapat mengindikasikan kemampuan berkompetisi melalui perubahan struktur industri (Ardiyansah, 2002).

Lingkungan komunitas TI memandang bahwa aplikasi TI merupakan suatu bagian strategi organisasi, karena berkaitan dengan fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen organisasi. Untuk menyusun suatu model TI yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan maka salah satu yang harus diperhatikan adalah aspek internal perusahaan.

Di dalam aspek internal, ada empat hal utama yang harus dianalisa (Indrajit 2000) :

1. Struktur Organisasi – mempelajari fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam organisasi dan bagaimana hubungan keterkaitan antara fungsi-fungsi tersebut;

2. Proses dan Prosedur – mempelajari bagaimana proses dan prosedur penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan secara mendetail;

3. SDM dan Budaya Perusahaan – mempelajari karakteristik manusia sebagai implementor sistem yang diterapkan perusahaan, terutama hal-hal yang melatarbelakangi terbentuknya budaya perusahaan; dan

4. Sumber Daya dan Infrastruktur Perusahaan – mempelajari sumber daya-sumber daya yang dimiliki perusahaan seperti asset, keuangan, manusia, informasi, waktu, dan lain sebagainya.

Mempelajari faktor-faktor internal ini sangat perlu dilakukan karena pada kenyataannya setiap perusahaan memiliki keunikan tersendiri, yang membedakannya dengan perusahaan lain. Harap diperhatikan bahwa pada dasarnya strategi adalah bagaimana meutilisasikan sumber daya-sumber daya yang dimiliki perusahaan sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan produk atau jasa sesuai dengan target yang diinginkan.

STRUKTUR ORGANISASI

Keterlibatan teknologi informasi memungkinkan terciptanya produk-produk atau jasa-jasa baru yang dapat ditawarkan perusahaan atau memperbaiki produk atau jasa yang sudah ada. Tidak tertutup ada kemungkinan bahwa teknologi informasi dapat mempengaruhi pasar dan pemasaran.tapi kadang solusi yang dikembangkan masih setengah-setengah. Solusi TI dibangun dalam beberapa sistem yang terpisah, bukan dalam satu kesatuan. Sistem yang dibangun biasanya terbagi berdasarkan unit kerja, atau berdasarkan proses bisnis yang ada. Hal ini tentunya dapat menimbulkan beberapa masalah ketika suatu saat terdapat proses bisnis yang membutuhkan adanya kolaborasi ataupun pertukaran informasi antar unit kerja atau antar proses bisnis untuk menyelesaikan rangkaian prosesnya tersebut, yang tentunya hal ini tidak akan dapat ditangani dengan solusi TI model seperti ini. Solusi TI seperti ini sebenarnya sudah tidak relevan lagi untuk digunakan pada dunia bisnis yang sangat dinamis seperti saat ini. Dengan demikian TI memerlukan struktur organisasi yang diantara unit kerja harus berada dalam satu kesatuan yang tidak terpisahkan.

Gegap gempitanya peran TI dalam era ekonomi baru ini tak pelak turut pula menciptakan serta meredefinisi jabatan -jabatan yang tak pernah ada sebelumnya dalam era ekonomi lama. Dalam bidang TI misalnya, muncul jabatan CIO atau Chief Information Officer, yang merupakan jabatan tertinggi manajemen TI dalam satu perusahaan. Dalam banyak perusahaan, CIO malah bertanggung jawab langsung ke CEO. Yang jelas, CIO merupakanjabatan strategis dan merupakan posisi manajemen senior. Ini dapat diukur dari jarak kendali antara CIO dan CEO yang biasanya tak lebih dari dua.

Santoso, Hanny (2002) mengatakan Sebelum dekade 1990-an, TI dipandang sebagai supporting business function yang pekerjaannya sangat monoton, membantu melakukan pelaporan day-to-day operation dari masing-masing departemen dalam perusahaan. Mungkin dapat dianalogikan sebagai “konco wingking” saja dan tak pernah dikedepankan sebagai suatu peran strategis yang mengubah peta persaingan bisnis. Fungsi utama komputer di sini adalah untuk menghitung, mengolah data, dan mengotomatisasikan pelaporan. Pada saat itu belum dijumpai istilah CIO, lebih banyak digunakan istilah manajer EDP, manajer sistem informasi, ataupun kepala pusat data/komputer. Namun sejalan dengan jaringan komputer dan Internet mulai booming pada dasawarsa lalu, serta terjadi konvergensi dengan peralatan telekomunikasi, maka persepsi masyarakat mulai berubah drastis. Mereka mulai dapat mengapresiasi fungsi TI ke tingkat yang lebih tinggi, yaitu terkait dengan strategi utama perusahaan untuk memenangkan persaingan. Bila tadinya penggunaan TI hanya terfokus pada tujuan untuk mendapatkan hasil yang _cheaper, better dan faster_ saja, maka kemudian meningkat mendapatkan hasil kepada terciptanya business value bagi seluruh stakeholders.

Lebih lanjut Santoso, Hanny (2002) mengatakan, jabatan CIO diciptakan sangat sejalan dengan meningkatnya peran serta TI dalam menentukan keunggulan bersaing perusahaan. Di banyak perusahaan, TI kini backbone seluruh kegiatan operasinya, bahkan menjadi “core business” dan sekaligus menjadi “main differentiator” dari perusahaan tersebut dibandingkan para pesaingnya. Oleh karena maka TI menjadi sangat “sacred” dan dipandang perlu bagi seorang CEO untuk dapat berhubungan secara dekat dengan CIO dalam merumuskan strategi bisnisnya. Hubungan CIO dan CEO harus seharmonis mungkin sehingga dapat menguntungkan perusahaan secara maksimal. Jauh sebelum adanya jabatan CIO ataupun munculnya anggapan TI merupakan senjata strategis perusahaan, di masa lalu TI hanya dianggap satu bagian pusat data dan penyedia laporan bisnis untuk operasi harian perusahaan. Di masa itu, TI hanyalah berfungsi sebagai pengotomatisasi laporan.

PROSES DAN PROSEDUR

Kegagalan implementasi TI di suatu perusahaan terjadi ketika untuk segala proses dan prosedur implementasi diserahkan hanya ke team IT saja. Hal ini sangat umum terjadi, dimana para anggota team yang terlibat di proyek implementasi umumnya seringkali menyerahkan saja untuk pengambilan keputusan atau perubahan prosedur ke pihak IT dengan alasan mereka orang teknikal yang menguasai secara baik bidang teknikal. Padahal yang mengetahui prosedur yang benar dibagian masing-masing adalah pihak yang terlibat utama didalamnya, misalnya orang finance untuk di bagian finance, orang produksi untuk dibagian produksi dan seterusnya.

SUMBER DAYA MANUSIA DAN BUDAYA PERUSAHAAN

Kemampuan dan kualitas orang-orang yang bekerja di perusahaan harus disesuaikan dengan teknologi informasi yang semakin berkembang. Para pekerja diharapkan memiliki pengetahuan dan kemampuan dalam pemanfaatan teknologi informasi, selain itu juga memiliki kemampuan dalam bidang bahasa internasional, yaitu bahasa inggris. . Makin banyak tenaga kerja dibutuhkan untuk mengoperasikan peralatan yang lebih canggih dan modern itu, sehingga dengan tingkat investasi yang makin tinggi per pekerja, maka bila terjadi putusnya proses sebentar saja akibatnya makin mahal harus ditanggung perusahaan.

Keberadaan teknologi informasi ditujukan untuk meningkatkan kualitas kinerja SDM (employees empowerment). Kegagalan implementasi TI di perusahaan dapat diakibatkan oleh low-utilization yang dapat disebabkan oleh rendahnya kemampuan SDM yang ada di perusahaan tersebut. Untuk itu diperlukan pelatihan yang dapat membantu para karyawan dalam melaksanakan aktivitas pekerjaannya sehari-hari. Pemberian program-program pelatihan (training) yang bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk membuat karyawan tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi informasi yang ada dengan cara pendidikan yang bersifat hiburan (entertainment).

Santoso Hanny (2003) mengatakan bahwa kegagalan implementasi TI tak lepas dari tanggung jawab CEO. Peran CEO adalah memberikan visi, arah bisnis dari suatu perusahaan, dan harus terus menjamin kelangsungan visi tersebut dilaksanakan melalui tindakan nyata dari seluruh organisasi yang dipimpinnya Banyak CEO yang justru tidak mengerti manajemen TI sama sekali, dan banyak CEO yang benar-benar tak ingin tahu sama sekali. Kelemahan CEO ini dapat diantisipasi dengan CIO yang menguasai bisnis maupun manajemen TI secara strategis. Dengan demikian, fungsi CEO akan menjadi liaison bagi CEO yang “gaptek” dengan staf yang “gapbis” (gagap bisnis). Kombinasi CEO-CIO yang serasi dan saling melengkapi merupakan syarat mutlak TI yang ingin berhasil. Namun di Indonesia yang tersedia justru CIO yang kurang mengerti bisnis dan manajemen TI yang baik dan hanya menguasai aspek teknis TI saja, serta CEO yang tidak tahu TI sama sekali dan hanya bertumpu pada modal besar belaka.

SUMBERDAYA DAN INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN

Ardiansyah (2002) mengatakan bahwa untuk lebih mengoptimalkan strategi TI perlu dibahas terlebih dahulu arsitektur rancangan yang dibutuhkan, agar tujuan strategi TI dapat tercapai. Arsitektur rancangan kerja teknologi terdiri dari 4 elemen :

1. Pemrosesan data menjadi informasi melalui hardware dan hubungannya dengan sistem operasi software (computing).

2. Komunikasi merupakan antar hubungan dan adanya keterkaitan antar kerja atau informasi (communication).

3. Data merupakan assets bagi organisasi yang dapat digunakan, diakses, dikontrol dan disimpan (data).

4. Sistem aplikasi utama merupakan penerapan dan penggunaan data menjadi lebih mempunyai nilai informatif.

Lebih lanjut dikatakan, untuk melakukan restrukturisasi TI pada suatu organisasi perlu melakukan langkah-langkah yang tepat untuk lebih mengabsahkan prinsip-prinsip dan faktor-faktor yang mempengaruhinya kedalam bentuk parameter, skema, kebijakan dan rencana-rencana. Oleh karena itu tindakan-tindakan secara arsitektural seringkali dihubungkan dengan perubahan-perubahan manajemen sumber informasi perusahaan.

Tiap-tiap perusahaan dituntut untuk jeli dalam mengidentifikasi perkembangan bisnis di sektor yang digelutinya. Tiap perusahaan bukan saja dituntut untuk tahu secara dalam tentang karakter industri yang digarapnya namun juga harus pintar-pintar mengkalkulasi bagaimana kemungkinan trend-trend di industrinya kedepan serta syarat-syarat yang diperlukan agar terus sukses dalam membidik bisnis itu dalam jangka panjang (Metro Data, 2006). Setiap perusahaan memiliki kebutuhan akan teknologi informasi yang berbeda, dan setiap perusahaan dalam pengembangan dan implementasi TI nya harus disesuaikan dengan kondisi sumberdaya dan infrastruktur yang dimilikinya serta jenis bisnis yang digelutinya.

Dalam Metro Data (2006), sejak tahun 2004 PRAS mengganti sistim teknologi informasi (TI) di perusahaan yang sudah go public itu dengan sistem aplikasi baru, yakni dari SAP. Manajemen PRAS yakin, sistem TI yang baik akan menjadikan arus informasi di perusahaan menjadi makin lancar dan tepat waktu. Apalagi bila sistem itu sudah terintegrasi antar bagian dalam perusahaan, maka akan memungkinkan terjadinya koordinasi yang lebih baik antar bagian. Data dan informasi antar satu bagian juga menjadi sinkron dan harmonis. Belum lagi dengan adanya sistem TI yang baik pasti lebih menjamin bahwa informasi yang ada akan akurat sehingga benar-benar bisa dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

Sebelum diimplementasikannya sistem baru dari SAP, manajemen PRAS sudah menerapkan aplikasi yang dibuat oleh sebuah perusahaan asal Amerika. Aplikasi itu bahkan sudah diterapkan sejak tahun 1997. Namun demikian aplikasi itu kemudian dirasa tak memadai lagi buat kebutuhan PRAS yang bisnisnya makin berkembang.

KESIMPULAN

Teknologi informasi merupakan suatu strategi kompetitif perusahaan untuk dapat berkompetisi dengan para pesaing atau lawan pada suatu pasar.

Aplikasi TI adalah suatu perwujudan dari rencana strategi yang telah ditetapkan dalam bentuk suatu perencanaan dan kemudian pengendalian dari implementasi strategi TI tersebut. TI dapat membantu dalam implementasi strategi perusahaan, seperti misalnya ; dari sisi biaya, tampilan pelayanan atau produk yang berbeda dengan para pesaing dan lebih terfokus pada produk dan pasarnya.

Lima model kekuatan memberikan suatu cara dan menjawab permasalahan yang dihadapi perusahaan yang maksudnya adalah untuk menjadi peralatan analisa yang mengarah kepada pemanfaatan peluang peluang yang strategis. Strategi perusahaan akan menjadi lebih efektif dengan mengoptimalkan implementasi TI yang kemudian dapat menguntungkan bagi perusahaan dalam bersaing.

Optimalisasi strategi TI dalam perancangan dapat dilakukan dengan memperhatikan secara lebih teliti pada 4 elemen; computing, communication, data dan aplication. Keempat elemen tersebut saling interdependensi dan artinya satu sama lain saling mempengaruhi.

Kesuksesan TI merupakan suatu sukses dalam implementasi TI dan implementasi TI dapat memberikan kepada pemakainya pengarahan (directing), pengembangan (developing) dan realisasi rencana yang biasanya memperhitungkan efisiensi biaya, efektifitas sistem, responsif dan inovatif.


Referensi manajemen TI

  1. Sang CIOC (dimuat di mjalah warta ekonomi, desember 2002) www.binus.ac.id
  2. Menyingkirkan CEO Gap www.binus.aac.id/mayors
  3. Ringkasan Artikel Ilmiah bebas.ulsm.org
  4. Kelompok 64 bebas.ulsm.org/v06/kuliah
  5. SDA Asia Online : Indonesia www.sda-ind.com/sda/news/psecom.id
  6. Avdit TI : Siapa yang diuntungkan e Bizz Asis Mei-Juni 2004 www.ebizzasia.com
  7. Tempo Interaktif. com umumkan Server Manajemen www.tempointeraktif.com
  8. Analisa Peranan Perangkat Lunak Komputer bersifat Open Source www.infolinux.web
  9. detiknet Alihdaya TI bisa menjadi pemikat investastor detiknet.com
  10. PT. Metrodata Elektronik, Tbk www.metrodata.co.id
  11. Manajemen Sumber Daya Manusia www.portahr.com
  12. www.amanahteknologi.com
  13. www.vlsm.org/fusilkom-ui/fusilkom-02-mti02.html
  14. www.indonetwork.co.id/all/Budu/120.html
  15. www.fortunecity.com/skyscraper/amd/359/dss.html
  16. www.grafiti.co.id
  17. www.ebizzasia.com/0215-2004/column,0215,riri.html
  18. www.stie-mce.ac.id/~abis/BIS0006.pdf
  19. www.dinus.ac.id/artikel/UdinusNet.htm
  20. www.binasindo.com
  21. www.angkasa-online.com/10/09/lobi/lobi1.htm
  22. www.pendidikan.net/penlinks2.html
  23. www.dataon.com/id/article/article338.htm
  24. www.republika.co.id/koran_detail.asp?id=279734&kat_id=151
  25. www.integrasolusi.com
  26. www.praisindo.com
  27. www.vaksin.com/sms-wsus.htm
  28. www.vlsm.org/fusilkom-ui/lib/26.txt -
  29. www.bankekonomi.co.id
  30. http://users.cjb.net/konsultan/
  31. www.bahtera.org
  32. www.bos.or.id
  33. www.id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi_Manajemen
  34. www.theceli.com/dokumen/produk/lain/inpres3-2003.htm
  35. http://id.saltanera.com/bahan/manajemen/manajemen-proses-bisnis-mendorong-efisiensi-dan-menumbuhkan-nilai-kompetitif/
  36. http://members.tripod.com/prosesbisnis/dm.htm
  37. www.sony-ak.com/articles/5/it_feasibility_study.php
  38. www.cs.ui.ac.id/id/s2-mti
  39. www.okta-education.com
  40. http://kompas.com/ver1/Iptek/0609/04/230105.htm
  41. www.bppt.net
  42. www.pps.ui.ac.id/ps11.htm
  43. http://www.sda-indo.com/sda/features/psecom,id,775,nodeid,1,_language,Indonesia.html
  44. http://komputer-teknologi.net/
  45. www.suaramerdeka.com/harian/0309/08/kha2.htm
  46. www.niasisland.com/n20011219090412_pe0.htm
  47. www.ista.ac.id/lppm.html
  48. www.duniaesai.com/manajemen/manaj4.htm
  49. www.mawar.inn.bppt.go.id/kegiatan.html
  50. www.amanahteknologi.com
  51. www.fortunecity.com/skyscraper/amd/359/simdapok.html

No comments: